Az ajánlati tevékenység
A külkereskedelmi ügylet az ajánlati
tevékenységgel kezdődik. Az első lépést megteheti a vevő
(ajánlatot kér) is, az eladó is (ajánlatot tesz). Az ajánlat megtétele
előtt kerül sor a piackutatásra, majd a konkrét piacok kiválasztására.
A piacok megválasztásának főbb szempontjai:
- a piac telítettségi foka,
- a termék életgörbéje (mely szakaszban van),
- az országkockázatok (politikai helyzet, fizetési készség…),
- a termék fuvarrádiusza (milyen távolságra fuvarozható),
- a vám- és más jellegű korlátok,
- a lehetséges értékesítési utak,
- a piaci igények.
A piacok megválasztása gondos marketing munka eredménye.
Az ajánlatokat a bennük szereplő kötöttség alapján
különböztetjük meg. Ennek figyelembe vételével az ajánlat lehet:
- kötelezettség nélküli,
- kötelező ajánlat a lejárat megjelölésével,
- lejárat nélküli kötelező ajánlat.
Az első típusú ajánlat nem kötelezi az ajánlattevőt semmiféle
teljesítésre. Célja inkább csak a figyelemfelkeltés. A második típus
esetén az ajánlattevő kötelezi magát, hogy bizonyos időpontig
fenntartja ajánlati feltételeit, így attól nem léphet vissza. A harmadik
eset csak abban különbözik a másodiktól, hogy az ajánlati kötöttség
nem jár le, nincs időponthoz kötve. Minél inkább kötött egy ajánlat,
annál inkább sejteti az ajánlattevő szándékának komolyságát.
Az ajánlatokat rendszerint kereskedelmi levél formájában teszik meg,
amelynek számtalan típusa van. Fő rendszerező elvként a kereskedelmi
levél lehet általános vagy egyedi (a címzett egyértelmű). Íratlan
szabály, hogy az ajánlatokat nem szabad megválaszolatlanul hagyni, még
akkor sem, ha a válasz – egyelőre – nemleges.
Mivel az ajánlat a későbbi szerződéskötés nyitó lépése, a
szerződés minden lényeges elemét kell hogy tartalmazza. Ezek általában
a következők:
- az áru minősége és mennyisége,
- ár és valutanem,
- fuvarparitás,
- fizetési mód és határidő,
- szállítási határidő,
- a csomagolás módja,
- ajánlott vevőszolgálati tevékenység, járulékos
szolgáltatások, - az irányadó jog.
Az ajánlatkérés elbírálásának szempontjai:
- komoly-e,
- van-e objektív akadálya a megteendő ajánlat elfogadásának,
- a kért feltételeket lehet-e teljesíteni,
- van-e reális esély az üzlet elnyerésére.
Az információk beszerzésének forrásai: saját kapacitások
felmérése, bankinformáció, céginformáció, kirendeltségi vélemény,
személyes benyomások.
Az ajánlatok elbírálása az egyes alternatívák versenyeztetését
jelenti, különböző szempontok alapján. E szempontok a termék
jellegétől függnek (pl. fizetési kondíciók, szállítási határidő,
minőség, stb.). Minél nagyobb értékű és összetettebb egy termék,
általában annál több döntési tényező bevonására van szükség a
kedvező választás érdekében.